Informace o zpracování osobních údajů v České Compliance Asociaci z.s.

Image Description

Česká Compliance Asociace z.s. (dále jen „ČCA“ nebo „my“, případně „náš spolek“), IČO 22812695, se sídlem Nademlejnská 1086/14, 198 00 Praha 9, dbá na dodržování platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. Při výkonu svých činností náš spolek vstupuje do vztahů s různými fyzickými osobami, zejména se svými členy, obchodními partnery a návštěvníky pořádaných akcí, případně s dalšími osobami, při nichž dochází k získávání a využívání jejich osobních údajů.

Účelem tohoto dokumentu je poskytnoutsouhrnnou informaci o podmínkách a okolnostech zpracování osobních údajů těchto fyzických osob (dále jen „subjektu údajů“) v ČCA, azajištění souladu zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“). Cílem dokumentu je přiblížit, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak je používámea také jak zajišťujeme jejich ochranu. A v neposlední řadě informovat subjekt údajů o jeho právech, souvisejících se zpracováním a ochranou těchto údajů.

1 ÚVODNÍ INFORMACE

1.1 ČCAje správcem osobních údajů, který stanovuje účel a prostředky jejich zpracování. Jako správce zpracováváme osobní údaje subjektu údajů v rámci všech svých hlavních činností při poskytování členských služeb, při poskytování služeb účastníkům pořádaných akcí a při poskytování pravidelných informací zájemcům prostřednictvím elektronické komunikace. Pro zajištění provozu zpracováváme osobní údaje obchodních partnerů v rámci smluvních vztahů a vedení účetnictví.

1.2 Osobní údaje subjektů údajů zpracováváme v souladu s GDPR a dalšími s ním souvisejícími platnými právními předpisy.

1.3 Osobní údaje získáváme převážně přímo od subjektu údajů. Důvodem používání získaných osobních údajů je vždy alespoň jedna z následujících skutečností:

  1. plnění právní povinnosti ČCA,
  2. příprava uzavření a plnění sjednané smlouvy,
  3. ochrana práv a oprávněných zájmů ČCA,
  4. souhlassubjektu údajů.

1.4 Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů navrhneme subjektu osobních údajů v případě, kdy nelze pro konkrétní účel zpracování použít jiný právní titul.Vždy přitom budeme dbát na to, aby subjekt údajů svůj souhlas se zpracováním určitých osobních údajů udělil jako svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým buď výslovným prohlášením, nebo jiným zjevným potvrzením vyjádří své svolení se zpracováním takových osobních údajů. Subjekt údajů má právo návrh takového souhlasu odmítnout a případně udělený souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů subjektu na základě dříve uděleného souhlasu.

1.5 Neudělení případného souhlasu nebo jeho odvolání, nemá žádný vliv na členství v ČCAnebo na uzavřený smluvní vztah s ČCA ani na využívání produktů a služeb, pro které není tento souhlas nezbytný.

2 ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje používáme, v závislosti na povaze našeho vztahu k subjektům osobních údajů, zejména pro následující účely:

  • evidence členů ČCA,
  • poskytování členských služeb,
  • komunikace k informování členů a zájemců o naši činnost,
  • registrace účasti na akcích pořádaných ČCA,
  • uzavírání smluv na produkty a služby,
  • evidence a správy sjednaných smluv,
  • plnění účetních a daňových povinností.

3 KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

K naplnění příslušného účelu shromažďujeme, zpracováváme a uchováváme následující kategorie osobních údajů:

a) identifikační a kontaktní údaje – zejména jméno, příjmení, titul, datum narození,adresu trvalého pobytu, doručovací nebo kontaktní adresu,telefonní číslo, e-mailovou adresu,

b) popisné údaje – zejména údaje subjektu vztahující se k členství či poskytovaným službám, smluvnímu vztahu, transakční údaje

c) jiné údaje – např. fotografie a video záznamy.

4 ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ A UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DOBA JEJICH ULOŽENÍ

4.1 Osobní údaje zpracovávámemanuálně i automatizovaným způsobem. Při automatizovaném zpracování však nepoužíváme automatizované rozhodování, které by mělo vliv na práva subjektu údajů.

4.2 Ochrana osobních údajů v ČCA je organizačně a technicky zabezpečena v souladu s příslušnými právními předpisy. A to jak údajů v listinných dokumentech využitím odpovídajících prostředků fyzického zabezpečení. Tak i údajů v elektronických evidencích a dokumentech využitím příslušných prostředků elektronického zabezpečení dat.Srovnatelnou úroveň zabezpečení osobních údajů požadujeme takéod našich obchodních partnerů – zpracovatelů osobních údajů, pokud je k zajištění některých činností využíváme.

4.3 Dokumenty a záznamy obsahující osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z členství nebo z jiné smlouvy, a dále po dobu, po kterou jsme povinni údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. Obecně uchováváme osobní údaje po dobu 5 let od doby, kdy pominul účel pro jejich zpracování. Tato lhůta vychází ze zákonné promlčecí lhůty a z archivačních pravidel našeho spolku.

4.4 V případě smluvních vztahů, kterých se týká povinnost dokladování výpočtu a odvodu daní, vyplývajících z právních předpisů,uchováváme osobní údaje po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

5 PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

5.1 ČCA může osobní údaje subjektu údajůpro zajištění některého z výše popsaných účelů předat jiné společnosti nebo subjektujako zpracovateli osobních údajů, a to i bez souhlasu subjektu údajů. Takovýmspolečnostem nebo subjektům osobní údaje předáváme pouze v případě, že jsou písemnou smlouvou zavázáni k dodržení sjednaných podmínek zpracování osobních údajů i zajištění stanovené ochrany.

Důvodem pro předávání osobních údajů těmto zpracovatelům je zpravidla skutečnost, že využívají znalosti, postupy nebo technologie s potřebnou odbornou úrovní, která jim umožňuje efektivněji dosáhnout některý z výše uvedených účelů zpracování a zajistit přitom i potřebnou ochranu osobních údajů.

5.2 Se souhlasem subjektu údajů nebo v případě, že tento subjekt nevznese námitku po svém informování o oprávněném zájmu ČCA na předání, můžeme osobní údaje předat i jiným třetím osobám ke sdílení společného účelu zpracování nebo k naplnění účelu zpracování takové třetí osoby..

5.3 Osobní údaje může dále ČCA na základě oprávněné žádosti předat také třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání takových osobních údajů. Jedná se zejména o různé státní orgány.

5.4 Osobní údaje shromažďované ČCA jsou zpracovány a uloženy téměř výhradně na území České republiky. Pouze v omezených případech může docházet ke zpracování osobních údajů v zahraničí, pokud subjekt údajů využije zejména pro komunikaci s ČCA některou ze služeb (aplikací) společnosti Google Inc., která sídlí mimo území států EU a to v USA. Podle rozhodnutí Evropské komise uveřejněné v Úředním věstníku EU tato země patří do skupiny zemí se zajištěnou odpovídající ochranou osobních údajů a režimem jejich volného předávání.

6 PRÁVA K ZAJIŠTĚNÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

6.1 ČCA usiluje o transparentní a korektní zpracování osobních údajů a zajištění jejich náležité ochrany. Proto jsme připraveni rychle a kompetentně reagovat na oprávněné požadavky subjektu údajů a uplatnění jeho práv.

6.2 Pokud budeme mít záměr osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytneme subjektu údajů ještě před takovým dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu.

6.3 Pokud provádíme zpracování nezbytné pro splnění naší právní povinnosti, můžeme poskytnout informace subjektu údajů také zveřejněním informací způsobem umožňujícím dálkový přístup.

6.4 Pokud jsme osobní údaje získali od jiné osoby než subjektu údajů, poskytneme mu ke standardním informacím navíc údaje o kategorii dotčených osobních údajů,a údaje o zdroji těchto údajů.

6.5 Subjekt údajů nebudeme informovat o případném získání osobních údajů od jiné osoby, pokud je získávání nebo zpřístupnění výslovně stanoveno právním předpisem, který se na ČCA vztahuje, a v němž jsou stanovena vhodná opatření na ochranu oprávněných zájmů subjektu údajů

6.6 Pokud jako subjekt údajů zjistíte nebo se domníváte, že ČCA jako správce nebo jiná osoba jako zpracovatel provádí zpracování vašich osobních údajů v rozporu s GDPR, můžete požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby ČCA nebo zpracovatel odstranili takto vzniklý stav. Nevyhoví-li ČCA nebo příslušný zpracovatel vaší žádosti, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů. Vaše právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů není podmíněno předchozí žádostí nebo stížností adresovanou ČCA nebo zpracovateli osobních údajů.

6.7 Jako subjekt údajů mátetato další práva:

  • Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat;
  • Máte právo od nás jako správce údajů požadovat přístup ke svým osobním údajům a podrobnější informace o jejich zpracování;
  • Máte právo od nás požadovat opravu vašich nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
  • Máte právo nás požádat o poskytnutí vašich osobních údajů v běžně používaném a strojově čitelném formátu, umožňujícím jejich předání jinému správci, pokud jsme je získali na základě vašeho souhlasu nebo v souvislosti s uzavíráním a plněním smlouvy, a jsou zpracovány automatizovaně;
  • Máte právo podat námitku týkající se zpracování některých nebo všech vašich osobních údajů;
  • Máte právo nás požádat o výmaz vašich osobních údajů, pokud již nemáme žádný právní důvod pro jejich další zpracování.

6.8 Při podání žádosti k uplatnění některého z výše uvedených práv jsme oprávněni vyžadovat od subjektu údajů jeho osobní identifikaci. Žádost lze přijmout osobně s identifikací na místě v kanceláři ČCA, písemně s ověřeným podpisem nebo elektronicky s certifikátem.

6.9 Pokud by žádosti subjektu údajů, kterými uplatňuje svá práva, byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, máme možnost takové žádosti jako nedůvodné zamítnout nebo požadovat od subjektu údajů úhradu odpovídající nákladům za poskytnutí těchto údajů a informací.

7 KONTAKTUJTE NÁS

Bližší informace ke zpracování svých osobních údajů lze získat a případné žádosti k uplatnění práv subjektuúdajů lze podat osobně v místě kanceláře ČCA,Václavské náměstí 846/1, 110 00 Praha 1, která je také korespondenční adresou našeho spolku, případně prostřednictvím emailu info@czech-ca.cz.

V Praze dne 9. října 2018

Ke stažení [PDF, 308.42 kB]